April | 2012 | Tips Motivasi

23/04/2012

Kaizen: Pelajaran Manajemen dari Edwards Deming

Setelah Perang Dunia II, Amerika membantu perekonomian Jepang agar bangkit kembali dan terus maju. Para ahli industri didatangkan dari Amerika untuk mengembangkan sebuah program pelatihan manajemen.

Salah satu program dalam training tersebut adalah perbaikan dalam 4 tahap atau yang kemudian disebut sebagai: Kaizen. Perbaikan mutu secara terus-menerus. Dr. Deming adalah pioner, pakar yang mengenalkan dan mengimplementasikan konsep peningkatan kualitas yang berkesinambungan ini.

William Edwards Deming menjadi nama yang memiliki reputasi sangat tinggi di Jepang. Kontribusinya sangat signifikan dalam kemajuan perekonomian Jepang. Dunia industri dan bisnis di Jepang berhasil mendunia karena ajaran Deming tentang kontrol kualitas secara total. Produk-produk yang dimanufaktur di Jepang menjadi lebih unggul di dalam persaingan secara global.

Kaisar Jepang di tahun 1960 memberikan penghargaan kepada Deming. Di Amerika Serikat, Deming menjalankan bisnis konsultan bagi banyak perusahaan multinasional hingga tutup usia di umur 93 tahun. Kisahnya yang terkenal adalah ketika Deming sukses mengantarkan Ford yang merugi menjadi perusahaan otomotif yang paling menguntungkan mengalahkan GM dan Chrysler. Presiden Reagan dari AS memberikan medali nasional kepada Deming di tahun 1987.

Tehnik-tehnik yang diajarkan Deming membawa banyak perusahaan menjadi semakin produktif dan berkualitas, pangsa pasar meningkat sementara biaya menurun. Perencanaan di dalam manajemen harus mencakup strategi jangka panjang yang mengutamakan peningkatan kualitas dan pengurangan biaya serta limbah.

Perbaikan mutu secara konsisten atau kaizen, mengikuti suatu siklus yang terdiri dari:
1. Standarisasi operasi dan aktivitas (prosedur).
2. Pengukuran standar operasi dengan evaluasi waktu dan prosesnya.
3. Penilaian pengukuran terhadap kebutuhan dengan eksperimen eksekusi.
4. Inovasi untuk menyesuaikan kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.
5. Standarisasi operasi/prosedur baru yang telah diperbaiki ini.
Dan ulangi siklus secara terus-menerus.

Secara singkat, Plan-Do-Check-Act: mendesain suatu rencana, menguji rencana tersebut, memeriksa dan mengevaluasi hasilnya, akhirnya melaksanakan atau eksekusi berdasarkan hasil yang telah dievaluasi serta diperbaiki. Menyusun rencana yang sudah diperbaiki dan begitu seterusnya.

Kaizen telah menjadi kunci kesuksesan kompetitif Jepang dan sudah banyak diadaptasi dalam beragam metode aplikasi. Salah satu perusahaan yang sukses dalam menerapkan Kaizen ini adalah Toyota. Selain dalam dunia bisnis, Kaizen juga dapat diaplikasikan kepada pengembangan diri seperti yang diajarkan oleh Anthony Robbins dengan istilah CANI (Constant And Never-ending Improvement/ perbaikan yang berkelanjutan) serta Robert Maurer sebagai prinsip perbaikan pribadi.

Elemen inti dari Kaizen adalah kemauan untuk berubah dan maju, memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu Kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran demi perbaikan.

Pelajaran manajemen yang diajarkan oleh Deming adalah:
-Menciptakan tujuan yang konstan dalam meningkatkan kualitas produk agar kompetitif, unggul dalam persaingan.
-Berani berubah untuk mengambil tanggung jawab dalam memimpin dan menghadapi tantangan.
-Mengurangi ketergantungan akan pengawasan dengan membangun sistem produksi yang bermutu tinggi.
-Meminimalkan biaya keseluruhan dan membangun hubungan yang terpercaya dengan suplier.
-Membuat suatu sistem pendidikan untuk pengembangan diri karyawan, pelatihan pekerjaan dan kepemimpinan.
-Mendorong supervisi yang membantu orang dan mesin bekerja secara lebih baik.
-Menghilangkan kekhawatiran dan kecemasan agar orang-orang bekerja dengan efektif.
-Menghilangkan penghalang antar departemen agar seluruh karyawan saling bekerja sama dengan baik.
-Menghilangkan slogan, angka-angka yang tak penting, sasaran dan kuota, serta apapun yang tak berguna dalam mengelola pegawai.
-Membuat semua karyawan aktif berpartisipasi dalam transformasi dan mencapai perubahan demi kemajuan perusahaan.

Dan yang perlu dihindari oleh manajemen menurut Deming adalah:
1. Ketidak konsistennya tujuan.
2. Menekankan pada keuntungan dalam jangka pendek saja.
3. Evaluasi kinerja tahunan, angka-angka yang tertulis yang tak perlu.
4. Biaya-biaya yang berlebihan.
5. Manajemen yang kurang baik.

Manajemen yang kurang baik bagi Deming adalah:
-Perencanaan jangka panjang yang kurang diutamakan.
-Terlalu bergantung pada teknologi dan teori-teori manajemen.
-Tidak mengembangkan solusi untuk meningkatkan kualitas produk.
-Menyalahkan para karyawan lain, bagian inspeksi, departemen kendali mutu, daripada bertanggung jawab sebagai manajer, supervisor, dan para pekerja sebagai penentu kualitas.
-Banyak beralasan serta kurang komunikatif dan berinisiatif dalam bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.

22/04/2012

Inspirasi Inovasi: Strategi Sukses Kuda Hitam

Ketika Jon Jones pertama kali bertanding di UFC, dia menjadi kuda hitam. Yang tidak diunggulkan di dalam kejuaraan internasional seni bela diri campuran (mma: mix martial arts) tersebut.

Jonathan Dwight Jones alias Bones adalah seorang juara gulat di masa remaja dan memutuskan drop-out dari kuliahnya untuk memasuki dunia pertarungan mma. UFC sebagai penyelenggara kejuaraan mma internasional tertarik dengan Jones setelah ia mencetak rekor tak terkalahkan di 6 pertandingan dalam waktu 3 bulan.

Debut Jones melawan Andre Gusmao di UFC 87 pada tahun 2008 membuka mata dunia pecinta beladiri campuran akan seberapa besar potensi yang ada di dalam diri anak muda ini. Si kuda hitam yang pada awalnya tidak diunggulkan; Jon Jones memenangi pertarungan ini dengan beragam tehnik yang tak terduga.

Pertandingan UFC yang sekarang mirip dengan pertandingan tinju. Ada pembagian berat dan ada pembagian waktu pertandingan yang disebut ronde. Sejarahnya, UFC merupakan pertarungan bebas tanpa batasan berat dan waktu yang diikuti oleh beragam aliran beladiri seperti tinju, Judo, Jiujitsu, Kungfu, Karate, Muay Thai, gulat, dan sebagainya.

Lalu setelah bertahun-tahun berjalan, UFC berevolusi dan para petarung dituntut untuk bisa beragam tehnik, berbagai serangan berdiri atau jurus-jurus bergulat di lantai. Maka dari itu, munculah sebutan mma: mixed martial arts, seni beladiri campuran/gabungan. Beladiri yang mengutamakan efektivitas dan membuang berbagai jurus-jurus aneh yang dianggap tidak efektif.

Gaya bertarung di UFC menjadi standar dan konvensional. Jarang ada yang berani mengambil resiko dengan tehnik-tehnik seperti sikutan memutar atau tendangan lutut terbang. Tehnik-tehnik yang dianggap tidak konvensional dalam mma. Tehnik-tehnik yang tak terduga. Dan Jones memenangi banyak pertandingan menggunakan tehnik-tehnik semacam itu.

Jon Jones terus melaju dengan kemenangan demi kemenangan di UFC. Sekali dia pernah melakukan kesalahan dengan melakukan serangan yang tak terduga tapi melanggar aturan, sikutan vertikal dan meski lawannya cedera sehingga tidak bisa melanjutkan pertandingan, Jones dinyatakan kalah karena didiskualifikasi.

Namun Jones tidak menyerah dan tetap semangat serta kembali menjadi pemenang di beberapa pertandingan UFC berikutnya. Tetap dengan tehnik-tehnik yang dianggap unik, bukan tehnik yang ortodoks; tehnik-tehnik seperti sikut memutar, serangan lutut sambil melompat, dan jangkauan tangannya yang luar biasa panjang. Tentunya didukung oleh keahlian gulat dan latihan mma-nya.

Lalu Jones mendapatkan kesempatan untuk menjadi juara UFC setelah penantang sebelumnya cedera, Rashad Evans, yang juga merupakan teman latihan dari Jones. Pada UFC 128, Jones menjadi juara dalam kelas light heavyweight di UFC mengalahkan Mauricio Rua. Legenda kemenangan Jones dimulai dengan tehnik tendangan lutut kepada Rua.

Dari sesosok kuda hitam yang tak diunggulkan, Jon Jones berhasil jadi juara termuda dalam sepanjang sejarah UFC.

Kisah kuda hitam yang paling terkenal adalah kisah Nabi Daud, atau David ketika melawan Goliath. David menjadi kuda hitam yang tidak diunggulkan karena kalah besar dengan Goliath. Goliath dianggap seperti raksasa dibandingkan dengan ukuran badan David. Dan mereka pun bertarung dalam sebuah perang.

Dalam kisah yang beredar secara luas, David sukses mengalahkan Goliath dengan cara yang tidak biasa. David menggunakan ketapel. David berani maju dan mengejutkan Goliath yang berpedang. Diluar kewajaran perang yang umumnya menggunakan pedang, David bertarung bersenjatakan ketapel. Kemenangan David diabadikan oleh banyak seniman terkenal seperti Michael Angelo dan Bernini yang memahat patung David dengan ketapelnya.

Untuk menang dalam persaingan, khususnya melawan pesaing yang lebih diunggulkan, lebih besar, dan dianggap lebih kuat; kita memerlukan kreativitas. Kreativitas berpikir diluar kotak, menciptakan inovasi baru yang tak terduga oleh lawan untuk memenangi persaingan.

Strategi yang dipakai oleh sang kuda hitam harus berbeda dan jangan sama dengan pesaing yang lebih diunggulkan. Kemenangan dari sang kuda hitam, perorangan ataupun perusahaan, ditentukan dari siasat yang unik dan tak terduga sehingga pesaing tak mampu menebak dan mengantisipasi serangan dari siasat yang inovatif tersebut.

Kunci dari kemenangan kuda hitam melawan yang diunggulkan adalah berinovasi dengan kreativitas yang unik, berani mengambil resiko yang tak mudah ditebak, dan terus bersemangat untuk maju dengan pantang menyerah.

Setelah berhasil mempertahankan sabuk juaranya 3 kali berturut-turut, Jon Jones akhirnya harus menghadapi tantangan dari rivalnya. Rashad Evans sang mantan teman latihan Jones, sparring partner yang tentunya sudah mengenal jurus-jurus yang biasa dipakai oleh Jon Jones.

Dahulu, kesempatan Rashad Evans untuk kembali menjadi juara UFC gagal didapatkan karena cedera dan kesempatan itu diambil Jon Jones. Setelah Jones berhasil menjadi juara UFC, Evans berniat merebut kembali namun tertunda beberapa kali karena cedera baik di pihak Evans maupun Jones ketika Jones mempertahankan sabuk juaranya.

Tiga kali kesempatan bertanding antara Jon Jones dan Rashad Evans diusahakan dan gagal, baru setelah setahun kemudian mereka mendapatkan kesempatan itu. Untuk menentukan siapa juara sejati dalam pertandingan UFC 145 bulan April tahun 2012 di Atlanta, Georgia -Amerika Serikat.

Dalam pertandingan ini; Jon ‘Bones’ Jones kembali menggunakan taktik yang kreatif dan inovatif. Sikutan yang tak pernah dia pakai ketika dahulu berlatih bersama Evans. Tehnik lutut melayangnya pun dia keluarkan. Bersama dengan berbagai strategi unik sampai akhir pertandingan. Bahkan di menit-menit terakhir, Jones berani mengambil resiko dengan jurus yang tak terduga.

Dan di pertandingan UFC 145, dalam 5 ronde penuh, dengan keputusan bulat oleh para juri, Jon Jones berhasil menang dan mempertahankan status juaranya. Sang kuda hitam kini menjadi juara yang tak diragukan lagi. Sukses!

20/04/2012

Siasat Motivasi Karyawan: Hawthorne Effect

Hawthorne Works adalah kawasan industri di Cicero, Illinois yang dibangun oleh perusahaan manufaktur besar; Western Electric, di tahun 1905 dan beroperasi hingga 1983 di area sekitar Chicago, Amerika Serikat. Di tempat inilah beberapa studi industri diadakan untuk meneliti para pekerja dalam jangka waktu yang lama.

Satu riset yang terkenal dilakukan kepada 20 ribu karyawan Western Electric selama 10 tahun oleh seratusan pakar dan ilmuwan dari Universitas Harvard. Beragam variabel diteliti untuk menemukan faktor yang menentukan motivasi karyawan dan tingkat produktivitas perusahaan.

Efek Hawthorne ditemukan ketika para karyawan yang diberikan berbagai variabel mengalami tingkat produktivitas yang serupa dengan kelompok kontrol yang tidak dirubah variabel dan input baru dalam bekerja. Perubahan pada faktor eksternal diluar faktor sosial tidak terlalu berpengaruh secara signifikan pada produktivitas kedua jenis kelompok.

Efek Hawthorne menemukan bahwa para pekerja tidak terlalu melonjak motivasinya dengan faktor-faktor eksternal seperti perbaikan lingkungan kerja. Pada penelitian selanjutnya diukur pengaruh skema insentif seperti kenaikan gaji terhadap kinerja pribadi. Hasilnya, produktivitas malah menurun akibat tekanan sosial dan ketakutan karyawan bahwa manajemen akan menurunkan insentif jika standar produktivitas secara umum meningkat.

Ini merupakan sebuah fenomena manajemen yang tak terduga…

Hawthorne effect menyatakan bahwa motivasi karyawan lebih ditentukan oleh emosi dan interaksi sosial daripada perbaikan kondisi kerja dan insentif berupa uang tambahan. Riset hasil inisiatif Elton Mayo ini menjadi pondasi dari studi psikologi industri selanjutnya.

Hawthorne effect memang masih diragukan oleh segelintir peneliti, namun hasil studi yang ditemukan dalam efek ini terus dikembangkan oleh beragam riset selanjutnya. Teori-teori motivasi modern selanjutnya terinspirasi berdasarkan efek Hawthorne ini seperti Hersberg, Maslow dengan piramidanya, McGregor (Teori XY), Peters & Waterman, dan seterusnya.

Perubahan paradigma harus dilaksanakan jika perusahaan ingin memahami dan bisa memaksimalkan motivasi karyawan menjadi pendorong produktivitasnya. Manajemen mesti mengerti bahwa karyawan tidak bisa dikendalikan dengan kompensasi serta fasilitas semata, namun pemberdayaan karyawan menjadi faktor penting untuk peningkatan kinerja.

Budaya kerja yang mengedepankan nilai-nilai manusiawi, bahwa karyawan bukan sekedar mesin produksi semata sebaiknya diterapkan oleh perusahaan manapun yang mengejar laba/keuntungan. Interaksi dalam kelompok, komunikasi dan pengaruh sosial, serta faktor-faktor internal yang menghargai emosi karyawan adalah elemen-elemen inti dalam menyusun kebijakan perusahaan.

Pemberdayaan dan pengembangan karyawan adalah kata kunci yang sakral dalam manajemen sumber daya manusia. Pengakuan, employee engagement, dan perbaikan kualitas serta kompetensi karyawan adalah siasat utama dalam meningkatkan motivasi karyawan.

19/04/2012

Kiat Sukses Manajemen Zappos

Zappos adalah perusahaan penjual sepatu dan pakaian online terbesar yang berdiri sejak tahun 1999. Pada tahun 2009 diakuisisi oleh Amazon, perusahaan multinasional tersukses dan retailer terbesar di internet. Zappos dibeli dengan deal saham senilai 1,2 milyar dollar!

Pertumbuhan penjualan tahunan Zappos sangatlah pesat. Pada tahun 2001, prestasi penjualan mencapai empat kali lipat dari tahun sebelumnya dengan biaya iklan yang minimal. Pada tahun 2008, Zappos berhasil mencapai 1 milyar dollar dalam penjualan tahunan dan menduduki posisi ketiga di dalam 100 perusahaan pilihan teratas menurut survei Fortune.

Zappos menjadi legenda karena budaya perusahaan dan pelayanan kepada pelanggannya yang luar biasa. Tujuan perusahaan dalam menciptakan budaya yang berfokus pada kepuasan karyawan membuat Zappos menjadi tempat bekerja idaman. Kiat manajemennya adalah menetapkan nilai-nilai yang memotivasi secara internal untuk meningkatkan kepuasan karyawan melebihi sekedar urusan gaji semata.

Manajemennya bahkan menawarkan para karyawan barunya dengan uang 2000 dollar untuk berhenti setelah seminggu bekerja. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa karyawannya bekerja bukan hanya untuk uang dalam jangka pendek. Manajemen Zappos mengerti bahwa motivasi eksternal seperti uang dan status memang dibutuhkan, namun faktor-faktor intrinsiklah yang mendorong karyawan untuk terus termotivasi secara internal dan berkomitmen dalam jangka panjang.

Tony Hsieh, sang pemimpin Zappos, menyatakan bahwa; jika perusahaan mengutamakan budaya perusahaan dan nilai-nilai inti secara baik, maka segalanya termasuk pelayanan pelanggan akan beres. Sasaran Zappos adalah untuk menawarkan pelayanan yang terbaik di dalam industrinya.

Bentuk-bentuk promosi yang diberikan oleh Zappos adalah: gratis pengiriman, 365 hari jaminan uang kembali, dan call-center yang ramah selama 24 jam sehari 7 hari seminggu. Rekruitmen para karyawannya selain tes standar profesi, juga tes kepribadian yang unik dan harus menjalani 4 minggu pelatihan loyalitas pelanggan dengan 2 minggu melayani pelanggan di call center.

Setelah training tersebut, karyawan baru ditawari uang sebesar 2000 dollar untuk berhenti. Biasanya 97 persen tetap bertahan dan mereka adalah para karyawan yang telah teruji kesetiannya. Dan manajemen Zappos pun sangat mempedulikan kesejahteraan para karyawan ini.

Semua karyawan di Zappos mendapatkan makan siang gratis, fasilitas kesehatan, snack, ruang istirahat, kebebasan mendekorasi kantor dengan beragam tema, parade, permainan, dan sebagainya.

Zappos memiliki sepuluh nilai inti yang menentukan budaya, brand, dan strategi bisnisnya. Nilai-nilai ini mendorong para karyawan untuk memberikan layanan yang luar biasa, berani dengan perubahan, bergembira, aneh dan kreatif dengan berpikiran terbuka, berkembang dengan terus belajar, terbuka dan membangun hubungan dengan tim lewat komunikasi yang positif serta kekeluargaan, fokus, bersemangat tapi tetap bersahaja.

Manajemen Zappos sangat mengutamakan pelayanan pelanggan. Bagi Zappos; kepuasan pelanggan akan membawa kepada konsumen yang loyal, yang pada akhirnya akan memberikan tingkat penjualan dan keuntungan yang tinggi. Dan peningkatan profit margins ini dimulai dari pelatihan dan pengembangan karyawan.

Upaya dalam menciptakan budaya perusahaan dengan berinvestasi dalam memilih dan melatih karyawan adalah kiat sukses manajemen yang perlu dilakukan perusahaan manapun yang ingin berhasil menghasilkan laba dan bertahan dalam jangka panjang.

Pengembangan dan training karyawan adalah inisiatif yang diperlukan dalam meningkatkan kompetensi dan kepuasan karyawan. Para karyawan akan menjadi termotivasi dalam memberikan pelayanan pelanggan yang terbaik. Sehingga hal ini akan menciptakan loyalitas konsumen, melonjakkan penjualan, dan keuntungan bagi perusahaan.

Maka dari itu, perusahaan dapat menginvestasikan ulang sebagian keuntungan yang didapat untuk pengembangan karyawan sehingga membuat suatu siklus yang sempurna. Siklus bisnis yang membawa kesetiaan karyawan dan pelanggan dengan menyisihkan laba untuk training karyawan agar melayani konsumen dengan kompeten. Konsumen menjadi setia, penjualan meningkat, dan memberikan keuntungan yang berkelanjutan bagi perusahaan.

Begitulah siklusnya. Model bisnis yang berdasarkan siklus kepuasan karyawan dan pelanggan. Inilah kiat sukses manajemen untuk memajukan perusahaan dengan budaya yang bernilaikan kesetiaan, yang memperhatikan motivasi internal karyawan. Seperti yang Zappos lakukan.

16/04/2012

Tehnik Motivasi Sales Call

Kadangkala, sebagai seorang tenaga penjual kita mengalami kemalasan dalam menelpon prospek baru. Kita merasakan keengganan dan perasaan kita menjadi sangat berat bahkan untuk mengangkat gagang telpon saja.

Kita menyibukkan diri dengan membuat rencana, menyiapkan pipeline atau daftar prospek, memikirkan skrip kalimat atau menyusun skenario dari sales call ini. Tapi tetap, kita tidak juga melakukannya. Kita terus menunda-nunda.

Memang, perencanaan itu penting. Bayangkan berapa besar kerugian jika kita mau membangun komplek perumahan tanpa rencana yang matang? Kita memerlukan blueprint, cetak biru untuk segalanya, analisis lingkungan, sanitasi, perencanaan fasum-fasos, isu legal-tehnikal-finansial dan seterusnya untuk pengembangan sebuah real estate.

Properti yang bernilai ratusan milyar bahkan trilyunan memang membutuhkan rencana yang terperinci dan mendetail agar tidak menciptakan biaya yang kelewat besar bahkan membawa kerugian nantinya.

Tapi seberapa besar biayanya untuk menelpon? Pulsa tak seberapa. Tenaga apalagi. Penolakan? Masih banyak calon pembeli lainnya yang mengantri di daftar calon pelanggan kita. Biaya untuk melakukan sales call amatlah kecil.

Masalahnya adalah, kita terlalu sibuk berencana dan terlalu tertekan oleh emosi. Mungkin emosi ketakutan akan penolakan dan kegagalan. Mungkin perasaan kecemasan yang menciptakan kemalasan dan beragam alasan untuk menunda.

Tapi yang pasti, masalahnya ada pada perasaan yang tidak logis. Kita perlu mengembalikan pikiran kita yang rasional. Maka dari itu, buatlah perbandingan secara logis antara untung dan rugi dalam membuat sales call. Seberapa banyak kerugian akan diketahui secara jelas bukan hanya sekedar perasaan saja.

Dan ketika kita mulai menuliskan keuntungan apa saja yang bisa kita dapatkan dari sales call, kita akan termotivasi untuk melakukannya. Buat dua kolom: kerugian dan keuntungan. Bandingkan saja, biaya pulsa yang tak seberapa dengan keuntungan atau komisi penjualan yang bisa jadi ribuan kali lipat besarnya dari biaya pulsa yang dikeluarkan untuk menelpon.

Tehnik ini membuang emosi yang tak perlu yang membebani dan menciptakan kemalasan, serta penundaan. Analisis untung-rugi yang logis mengembalikan akal sehat kita untuk menguatkan motivasi diri. Jangan terlalu lama berencana, segera laksanakan sales call itu dan merevisi rencana seiring implementasinya. Segera eksekusi!

Month: April, 2012

bagikan lewat:

bagikan lewat:

bagikan lewat:

bagikan lewat:

bagikan lewat: