Tips Motivasi

Setelah Perang Dunia II, Amerika membantu perekonomian Jepang agar bangkit kembali dan terus maju. Para ahli industri didatangkan dari Amerika untuk mengembangkan sebuah program pelatihan manajemen.

Salah satu program dalam training tersebut adalah perbaikan dalam 4 tahap atau yang kemudian disebut sebagai: Kaizen. Perbaikan mutu secara terus-menerus. Dr. Deming adalah pioner, pakar yang mengenalkan dan mengimplementasikan konsep peningkatan kualitas yang berkesinambungan ini.

William Edwards Deming menjadi nama yang memiliki reputasi sangat tinggi di Jepang. Kontribusinya sangat signifikan dalam kemajuan perekonomian Jepang. Dunia industri dan bisnis di Jepang berhasil mendunia karena ajaran Deming tentang kontrol kualitas secara total. Produk-produk yang dimanufaktur di Jepang menjadi lebih unggul di dalam persaingan secara global.

Kaisar Jepang di tahun 1960 memberikan penghargaan kepada Deming. Di Amerika Serikat, Deming menjalankan bisnis konsultan bagi banyak perusahaan multinasional hingga tutup usia di umur 93 tahun. Kisahnya yang terkenal adalah ketika Deming sukses mengantarkan Ford yang merugi menjadi perusahaan otomotif yang paling menguntungkan mengalahkan GM dan Chrysler. Presiden Reagan dari AS memberikan medali nasional kepada Deming di tahun 1987.

Tehnik-tehnik yang diajarkan Deming membawa banyak perusahaan menjadi semakin produktif dan berkualitas, pangsa pasar meningkat sementara biaya menurun. Perencanaan di dalam manajemen harus mencakup strategi jangka panjang yang mengutamakan peningkatan kualitas dan pengurangan biaya serta limbah.

Perbaikan mutu secara konsisten atau kaizen, mengikuti suatu siklus yang terdiri dari:
1. Standarisasi operasi dan aktivitas (prosedur).
2. Pengukuran standar operasi dengan evaluasi waktu dan prosesnya.
3. Penilaian pengukuran terhadap kebutuhan dengan eksperimen eksekusi.
4. Inovasi untuk menyesuaikan kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.
5. Standarisasi operasi/prosedur baru yang telah diperbaiki ini.
Dan ulangi siklus secara terus-menerus.

Secara singkat, Plan-Do-Check-Act: mendesain suatu rencana, menguji rencana tersebut, memeriksa dan mengevaluasi hasilnya, akhirnya melaksanakan atau eksekusi berdasarkan hasil yang telah dievaluasi serta diperbaiki. Menyusun rencana yang sudah diperbaiki dan begitu seterusnya.

Kaizen telah menjadi kunci kesuksesan kompetitif Jepang dan sudah banyak diadaptasi dalam beragam metode aplikasi. Salah satu perusahaan yang sukses dalam menerapkan Kaizen ini adalah Toyota. Selain dalam dunia bisnis, Kaizen juga dapat diaplikasikan kepada pengembangan diri seperti yang diajarkan oleh Anthony Robbins dengan istilah CANI (Constant And Never-ending Improvement/ perbaikan yang berkelanjutan) serta Robert Maurer sebagai prinsip perbaikan pribadi.

Elemen inti dari Kaizen adalah kemauan untuk berubah dan maju, memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu Kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran demi perbaikan.

Pelajaran manajemen yang diajarkan oleh Deming adalah:
-Menciptakan tujuan yang konstan dalam meningkatkan kualitas produk agar kompetitif, unggul dalam persaingan.
-Berani berubah untuk mengambil tanggung jawab dalam memimpin dan menghadapi tantangan.
-Mengurangi ketergantungan akan pengawasan dengan membangun sistem produksi yang bermutu tinggi.
-Meminimalkan biaya keseluruhan dan membangun hubungan yang terpercaya dengan suplier.
-Membuat suatu sistem pendidikan untuk pengembangan diri karyawan, pelatihan pekerjaan dan kepemimpinan.
-Mendorong supervisi yang membantu orang dan mesin bekerja secara lebih baik.
-Menghilangkan kekhawatiran dan kecemasan agar orang-orang bekerja dengan efektif.
-Menghilangkan penghalang antar departemen agar seluruh karyawan saling bekerja sama dengan baik.
-Menghilangkan slogan, angka-angka yang tak penting, sasaran dan kuota, serta apapun yang tak berguna dalam mengelola pegawai.
-Membuat semua karyawan aktif berpartisipasi dalam transformasi dan mencapai perubahan demi kemajuan perusahaan.

Dan yang perlu dihindari oleh manajemen menurut Deming adalah:
1. Ketidak konsistennya tujuan.
2. Menekankan pada keuntungan dalam jangka pendek saja.
3. Evaluasi kinerja tahunan, angka-angka yang tertulis yang tak perlu.
4. Biaya-biaya yang berlebihan.
5. Manajemen yang kurang baik.

Manajemen yang kurang baik bagi Deming adalah:
-Perencanaan jangka panjang yang kurang diutamakan.
-Terlalu bergantung pada teknologi dan teori-teori manajemen.
-Tidak mengembangkan solusi untuk meningkatkan kualitas produk.
-Menyalahkan para karyawan lain, bagian inspeksi, departemen kendali mutu, daripada bertanggung jawab sebagai manajer, supervisor, dan para pekerja sebagai penentu kualitas.
-Banyak beralasan serta kurang komunikatif dan berinisiatif dalam bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.

Baca juga:
Cara Disiplin dalam Bekerja
Olahraga Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Memaksimalkan Produktivitas