Model Perubahan Kotter

by @rezawismail

Satu-satunya yang tak pernah berubah adalah perubahan. -Heraclitus

Masih dalam seri tulisan perubahan. Perubahan adalah kebutuhan untuk bertahan dan maju. Dalam tulisan saya yang sebelumnya di blog 100motivasi ini, saya mengemukakan cara membangun disiplin untuk menciptakan perubahan yang langgeng bagi individu.

Kini, saya akan memaparkan proses perubahan untuk suatu organisasi yang terdiri dari banyak individu seperti perusahaan.

Di dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, dimana perkembangan teknologi begitu pesat, dan inovasi-inovasi baru terus bermunculan; maka perubahan menjadi suatu kewajiban untuk unggul dalam persaingan.

Perusahaan yang ingin terus menghasilkan keuntungan dan membawa kesejahteraan bagi para pemilik serta karyawannya harus merangkul perubahan. Adaptasi terhadap tuntutan pasar, perubahan di lingkungan, kondisi ekonomi dan regulasi, beserta dinamika para pesaing harus terus diantisipasi dengan perubahan dalam berbagai skala organisasi.

Perubahan menjadi suatu proses yang tak terhindarkan bagi perusahaan yang ingin bertahan dan berkembang.

Tapi seringkali, perubahan terasa mengintimidasi dan timbul resistensi dari para karyawan untuk berubah. Bagaimana mengantarkan proses perubahan sampai sukses.

Tahapan perubahan yang umum terdiri dari beberapa langkah seperti: pengumpulan data dan analisis kebutuhan, kontemplasi perencanaan dan penetapan tujuan, determinasi dan penguatan komitmen, implementasi rencana, disiplin dan konsisten bila gagal bangkit lagi serta lanjut berdisiplin hingga; berhasil menuntaskan perubahan dan menamatkan perilaku lama.

Perusahaan harus mengupayakan perubahan dengan semaksimal mungkin. Dimulai dengan membangun landasan perubahan yang terencana, hingga tahap implementasi yang membutuhkan banyak sumber daya.

Banyak teori-teori perubahan untuk manajemen perusahaan yang berlandaskan langkah-langkah di atas. Namun, terdapat satu model perubahan yang telah teruji oleh semua organisasi global dan perusahaan multinasional.

Yaitu, model perubahan yang digagas oleh John Kotter, profesor dari Harvard Business School dan pakar manajemen perubahan.

Kotter memberikan urutan langkah-langkah perubahan dimulai dengan menciptakan rasa urgensi, merekrut kepemimpinan dalam perubahan, membangun visi dan mengkomunikasikannya secara efektif, mengatasi rintangan, membuat kemenangan berkala, lalu terus mengarahkan momentum perubahan. Berikut rinciannya.

CIPTAKAN URGENSI

Rasa urgensi adalah motivasi yang menginisiasi hasrat untuk berubah dalam suatu organisasi. Misalnya dengan menunjukkan statistik penjualan, peningkatan persaingan, dan dinamika pasar untuk mengidentifikasi potensi ancaman yang timbul serta skenario yang bisa terjadi di masa depan.

Selain itu, peluang-peluang yang bisa diraih juga dapat dieksplorasi. Diskusi yang berjalan dua arah dan melibatkan seluruh anggota organisasi, contohnya dengan mengadakan rapat bersama atau meminta input dari seluruh karyawan hingga posisi terbawah.

Dukungan data bisa juga didapatkan dari masukan pelanggan, riset industri, dan pihak-pihak luar yang bisa memberikan tambahan argumen kepada alasan perubahan yang telah disusun.

Kotter mensyaratkan untuk minimal 75% dari seluruh manajemen perusahaan menyatakan akan adanya kebutuhan yang mendesak untuk berubah, agar perubahan bisa berhasil.

Maka dari itu, langkah pertama ini menjadi sangat krusial. Masa awal-awal atau tahap persiapan dibutuhkan untuk memicu rasa urgensi. Langkah pertama ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup untuk membangun pondasi dari perubahan. Jangan terburu-buru dan beresiko gagal dalam menginisiasi perubahan.

MEMBENTUK KOALISI

Kepemimpinan yang kuat dan dukungan dari para karyawan kunci sangat penting dalam tahap kedua ini. Orang-orang perlu diyakinkan bahwa perubahan itu perlu. Mengelola perubahan saja tidaklah cukup, karena betapapun bagusnya ide perubahan kesuksesannya bergantung dari eksekusi oleh para individunya.

Agen perubahan yang menjadi pemimpin tidak harus sama seperti hirarki manajemen yang ada. Yang penting adalah sang pembawa perubahan adalah orang yang berpengaruh dan bisa menciptakan koalisi yang kuat. Koalisi yang mengawal momentum perubahan dari awal hingga seterusnya.

Koalisi ini bisa terdiri dari beragam kelompok kecil yang berkomitmen kuat untuk saling melengkapi, dengan susunan yang terdiri dari berbagai tingkatan jabatan dan departemen di dalam perusahaan. Selanjutnya adalah mengatasi tantangan dalam team building.

PROYEKSI VISI

Ketika membahas kebutuhan perusahaan untuk berubah dan tantangan-tantangan yang akan dihadapi, terdapat banyak ide serta solusi yang terpikirkan. Semuanya harus dirangkai menjadi suatu proyeksi visi agar para karyawan dapat dengan mudah mengingat dan menjiwai proses perubahan yang mesti dilakukan.

Suatu visi yang jelas dan mudah dipahami akan membantu manajemen perusahaan untuk mengarahkan para karyawan menuju tujuan yang ingin diperoleh dari inisiatif perubahan yang digagas.

Para pemimpin organisasi mula-mula memutuskan nilai-nilai yang menjadi fokus utama serta merangkumnya menjadi kalimat yang visioner beserta strategi manajemen yang akan dijalankan oleh para karyawan untuk meraih visi tersebut. Selanjutnya, koalisi perubahan akan mensosialisakan dalam suatu program transformasi.

MENGKOMUNIKASIKAN TRANSFORMASI

Visi perubahan setelah diciptakan harus segera disosialisasikan dan dikomunikasikan secara rutin. Penguatan program transformasi dilakukan dalam setiap aktivitas perusahaan dan menjadi dasar pengambilan keputusan serta pemecahan masalah.

Para pemimpin perusahaan dan koalisi harus bisa menjadi teladan dan menunjukkan perilaku yang kompeten yang mendukung program transformasi. Komunikasi dari visi perubahan berjalan di segala aspek, setiap kali rapat, pertemuan pembahasan kinerja, pelatihan, dan lain-lain.

MENGATASI RINTANGAN

Struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, penugasan dan penilaian kinerja, serta sistem kompensasi harus selaras dengan visi perubahan. Orang-orang yang menolak perubahan perlu dibina dan mereka yang mendukung program transformasi perlu dihargai serta diberikan imbalan.

Rintangan-rintangan yang ada dan yang potensial mesti terus diperiksa serta diselesaikan lewat solusi bersama oleh koalisi. Proses perubahan mesti berjalan lancar, apapun yang menghalangi pelaksanaan program tranformasi harus dieliminasi. Eksekusi dari visi yang ada harus terus menginspirasi para individu dalam organisasi.

PENCAPAIAN BERKALA

Pelaksanaan program transformasi dapat dimotivasi dengan beberapa kemenangan kecil sebelum mencapai kesuksesan besar dalam proses perubahan. Istilahnya, membuat tonggak penanda untuk mengetahui sudah seberapa dekat kita dengan tujuan utama.

Caranya adalah dengan memecah tujuan berjangka panjang menjadi sasaran-sasaran dalam jangka pendek. Dimana masing-masing target tampak mudah dicapai namun tetap terdapat cukup kesulitan yang menantang. Pencapaian yang berkala atas target-target antara ini akan memotivasi seluruh karyawan.

Mulailah dari satu tugas yang mudah dan terus tingkatkan tantangannya. Berikan penghargaan dan pengakuan untuk mereka yang telah mencapai sasaran-sasaran tugasnya yang telah menjadi target jangka pendek.

MENGUATKAN PERUBAHAN

Setiap kemajuan yang telah dicapai, manajemen perlu mengevaluasi dan menganalisis aspek-aspek yang perlu diperbaiki. Penguatan perubahan dilakukan dengan mengarahkan program transformasi menuju peningkatan kualitas secara terus-menerus.

Dalam tahapan ini, kreativitas dari setiap karyawan diharapkan oleh manajemen untuk dapat menciptakan suatu inovasi yang bisa semakin menguatkan dan memajukan momentum perubahan.

PENANAMAN BUDAYA

Di langkah terakhir ini, hasil dari proses perubahan diharapkan bisa bertahan lama dan terus berjalan dalam satu program transformasi yang berkelanjutan. Penanaman budaya adalah suatu keniscayaa dalam tahap ini.

Usaha dalam mengamalkan budaya organisasi yang dikerjakan secara terus-menurus dikawal oleh para pemimpin perusahaan berdasarkan nilai-nilai yang dianut bersama. Pengejewantahan budaya ini berupa aplikasi sehari-hari dari visi transformasi.

Proses perubahan harus berjalan serentak dan merata di semua bagian perusahaan agar tetap solid dalam waktu yang lama. Misalnya menjadi bahan pembicaraan di setiap pertemuan, berupa kisah atau pemaparan nilai-nilai yang ideal, saat perekrutan karyawan baru atau waktu pelatihan, mempublikasikan kontribusi dari koalisi para pemimpin kelompok perubahan beserta para anggotanya. Serta menyiapkan sistem untuk membantu pergantian kepemimpinan agar program transformasi budaya ini terus berkelanjutan dalam jangka panjang.

Saya akan membahas beberapa strategi dan taktik yang bisa dilakukan oleh manajemen perusahaan maupun individu untuk mengelola perubahan hingga menghasilkan kesuksesan yang berkelanjutan di tulisan-tulisan yang berikutnya. Stay tuned!

Baca Juga:
Kesadaran: Kunci Perubahan
Disiplin Diri untuk Berubah
4 Kunci Keberhasilan Perubahan
Tips Memotivasi Disiplin Diri